Domvi – administracja i księgowość po tej samej stronie

Praca zarządcy nieruchomości wymaga stałej współpracy administracji i księgowości. Zadane przez właściciela pytanie o wysokość opłaty może wymagać sprawdzenia zarówno rozliczeń, jak i treści uchwały. Faktura za naprawę dotyczy jednocześnie zdarzenia w budynku jak i kosztu, który trzeba prawidłowo ująć w księgach. Zmiana właściciela lokalu ma znaczenie zarówno dla głosowania nad uchwałą, jak i dla rozliczeń mediów.

Wspólne sprawy, osobne systemy ​

Z perspektywy zarządcy są to sprawy powiązane. A jednak w wielu firmach księgowość i administracja pracują w osobnych aplikacjach. Niekiedy do tego zestawu dochodzi jeszcze portal dla mieszkańców. Co zaskakujące, zdarza się to stosunkowo często także wtedy, gdy wszystkie systemy mają jednego producenta.

Dla użytkownika oznacza to konieczność przełączania się między różnymi programami, różniącymi się sposobem obsługi i układem prezentowanych informacji. Szczególnie odczuwają to mniejsi zarządcy, u których jedna osoba łączy obowiązki administracyjne i księgowe.

Jeszcze większym wyzwaniem jest praca z wieloma zbiorami danych. Informacje o właścicielach, rozliczeniach i dokumentach są rozproszone między różnymi systemami i trzeba je między nimi przekazywać. Nawet jeśli część tego procesu jest zautomatyzowana, w danych mogą pojawić się rozbieżności, a sprawdzanie i wyjaśnianie różnic zabiera czas.

Konieczność przełączania się między aplikacjami i sprawdzania zgodności danych stała się tak powszechnym elementem pracy zarządców, że łatwo uznać je za nieuniknione. Nawet zastosowanie narzędzi opartych na sztucznej inteligencji nie rozwiąże problemu niespójnych danych. Przeciwnie – może zamienić problem organizacyjny w źródło kosztownych pomyłek: błędnych informacji o zadłużeniu, mylących wyjaśnień opłat czy odpowiedzi opartych na nieaktualnych uchwałach. Podane w przekonujący sposób błędne informacje mogą prowadzić do niewłaściwych decyzji, sporów z właścicielami i utraty zaufania do zarządcy.

Te same dane, różne zadania ​

Tworząc Domvi, założyliśmy, że system powinien łączyć pracę administracji i księgowości. Każdy z tych obszarów wymaga własnych narzędzi, ale oba korzystają z informacji dotyczących tej samej nieruchomości.

Jest to przydatne choćby przy analizie rosnących kosztów utrzymania budynku. Księgowość widzi zmianę w wydatkach, administrator zna jej praktyczne przyczyny – dodatkowe naprawy, częstsze sprzątanie czy większy zakres prac. Dostęp do tych informacji w jednym systemie ułatwia ustalenie przyczyny wzrostu kosztów i wyjaśnienie tego zarządowi wspólnoty.

Korzyści z integracji widać nawet podczas zwykłej rozmowy z mieszkańcem, który chce sprawdzić, ile ma do zapłaty, a przy okazji zgłosić awarię domofonu. Wspólny system pozwala pracownikowi sprawdzić aktualne rozliczenie i przyjąć zgłoszenie podczas jednej rozmowy, bez przełączania aplikacji czy odsyłania mieszkańca do innego działu.

Praca w jednym systemie pozwala skupić się na załatwieniu sprawy, zamiast na ustalaniu, kto dysponuje potrzebnymi informacjami i gdzie dane te są przechowywane. Ułatwia to zarówno codzienną obsługę mieszkańców, jak i podejmowanie decyzji dotyczących całej wspólnoty.

Wygodna praca w biurze i w terenie ​

Sam dostęp do aktualnych informacji to podstawa. Ale liczy się również to, jak łatwo można z nich korzystać w różnych sytuacjach i na różnych urządzeniach.

Interfejs użytkownika Domvi opiera się na informacjach i dokumentach znanych z codziennej pracy zarządcy. Punktem wyjścia może być właściciel, faktura czy uchwała. Użytkownik nie musi posługiwać się planem kont, aby wykonywać codzienne zadania, choć pozostaje on dostępny dla osób, które go potrzebują.

Takie podejście ułatwia również komunikację. Administrator i księgowa mogą odwołać się do tej samej faktury lub uchwały, nawet jeśli każde z nich wykonuje na jej podstawie inne czynności.

Domvi działa w przeglądarce i dobrze wykorzystuje przestrzeń ekranu niezależnie od urządzenia. Można wygodnie pracować na dużym monitorze, tablecie, telefonie, a także na urządzeniach z rozkładanym ekranem. Sposób obsługi pozostaje znajomy, a interfejs dostosowuje się do warunków pracy.

W praktyce oznacza to ciągłość pracy między biurem a nieruchomością. Na dużym ekranie wygodnie analizuje się rozliczenia i pracuje z dokumentami, a podczas wizyty w budynku wystarczy telefon, by sprawdzić uchwałę, dane właściciela czy fakturę za wykonaną usługę. W obu przypadkach użytkownik pracuje w tym samym systemie i na tych samych, aktualnych danych. Rozmowa z mieszkańcem lub wykonawcą nie musi już kończyć się słowami „sprawdzę po powrocie do biura”.