Faktura czy nota księgowa? Kwalifikacja opłat we wspólnocie mieszkaniowej ma dziś duże znaczenie

W praktyce zarządców nieruchomości coraz częściej pojawia się pytanie: czy wszystkie opłaty naliczane właścicielom lokali można umieścić na fakturze sprzedaży? Szczególnie w kontekście KSeF temat staje się ważny, bo faktura ustrukturyzowana wymaga nie tylko poprawnych danych technicznych, ale przede wszystkim poprawnej kwalifikacji merytorycznej rozliczenia.

Zdarza się, że klienci pytają nas, czy w Dom 5 można wystawić fakturę sprzedaży z pozycjami opisanymi jako „niepodlegające VAT“ albo oznaczonymi jako „np“. Argument takiego oczekiwania bywa prosty: „oprogramowanie konkurencji na to pozwala“. To, że inne rozwiązania umożliwiają techniczne ujęcie takich pozycji na fakturze, nie oznacza jeszcze, że jest to właściwy kierunek. Przy projektowaniu systemu do obsługi wspólnot mieszkaniowych trzeba zadbać przede wszystkim o to, aby jego działanie było zgodne z przepisami i prowadziło do prawidłowych dokumentów.

Nie każda opłata jest sprzedażą ​

Kluczowe jest rozróżnienie dwóch sytuacji:

1. Nabycia towarów i usług przez wspólnotę mieszkaniową w ramach zarządu nieruchomością wspólną.
2. Nabycia towarów i usług przez wspólnotę mieszkaniową na potrzeby utrzymania poszczególnych lokali właścicieli.

Takie rozróżnienie wynika z interpretacji ogólnej Ministra Finansów z 21 czerwca 2011 r., nr PT8/033/IO1/AEW/11/PT-571 (https://sip.lex.pl/orzeczenia-i-pisma-urzedowe/pisma-urzedowe/pt8-033-io1-aew-11-pt-571-zasady-rozliczen-podatku-od-184607129), wydanej w sprawie rozliczeń podatku od towarów i usług przez wspólnoty mieszkaniowe.

W pierwszym przypadku, czyli w zakresie kosztów dotyczących nieruchomości wspólnej, wspólnota mieszkaniowa działa we własnym imieniu i na własny rachunek. Nie wykonuje w tym zakresie czynności na rzecz właścicieli lokali, lecz sama jest odbiorcą towarów i usług związanych z nieruchomością wspólną.

Minister Finansów wskazał wprost, że uiszczanie przez właścicieli lokali należności tytułem pokrycia kosztów zarządu nieruchomością wspólną nie jest objęte przepisami ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. W konsekwencji brak jest podstaw do fakturowania wewnętrznych rozliczeń między wspólnotą a właścicielami lokali w związku z ponoszonymi kosztami zarządu nieruchomością wspólną.

Inaczej należy traktować rozliczenia dotyczące towarów i usług związanych wyłącznie z utrzymaniem poszczególnych lokali. W tym zakresie wspólnota może występować jako podatnik VAT, a określone czynności — zależnie od ich charakteru oraz ewentualnych zwolnień — mogą podlegać dokumentowaniu fakturą.

To rozróżnienie jest fundamentalne. Opłaty na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną nie powinny być traktowane tak samo jak sprzedaż usług lub towarów. W konsekwencji nie powinny być dokumentowane fakturą sprzedaży tylko dlatego, że technicznie możliwe jest dodanie takiej pozycji na dokumencie.

Co wynika z ustawy o VAT? ​

Podstawowe znaczenie ma tutaj ww. ustawa o podatku od towarów i usług.

Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy o VAT opodatkowaniu podlegają m.in. odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju. Jeżeli jednak w danym przypadku wspólnota nie dokonuje dostawy towarów, ani nie świadczy usługi na rzecz właścicieli lokali, a jedynie gromadzi środki na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną, nie mamy do czynienia ze sprzedażą w rozumieniu VAT.

Znaczenie ma również art. 106b ustawy, który definiuje przypadki, w których podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę. Faktura dokumentuje określone czynności, w szczególności sprzedaż. Jeżeli dane rozliczenie nie jest sprzedażą i nie podlega ustawie o VAT, nie powinno być dokumentowane fakturą sprzedaży.

Nieporozumienia najczęściej dotyczą próby dokumentowania fakturą czynności niepodlegających ustawie. Faktura nie jest dowolnym dokumentem rozliczeniowym. Nie powinna służyć do dokumentowania każdej kwoty należnej od właściciela lokalu. Jej zastosowanie musi wynikać z charakteru danej czynności na gruncie przepisów o VAT.

Dlaczego oznaczenia „np I“ i „np II“ nie rozwiązują problemu? ​

W fakturze ustrukturyzowanej FA(3) w polu P_12 przewidziano m.in. oznaczenia „np I“ oraz „np II“. Mogłoby się wydawać, że wystarczy użyć jednego z nich. To jednak zbyt duże uproszczenie.

Oznaczenia te nie są uniwersalnym sposobem opisywania wszystkich czynności pozostających poza zakresem ustawy o VAT.

Z dokumentacji struktury logicznej FA(3) wynika, że:

• „np I“ dotyczy niepodlegających opodatkowaniu dostaw towarów oraz świadczenia usług poza terytorium kraju, z wyłączeniem określonych transakcji, o których mowa w art. 100 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT oraz OSS,
• „np II“ dotyczy niepodlegającego opodatkowaniu na terytorium kraju świadczenia usług, o których mowa w art. 100 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT.

W praktyce oznacza to, że „np I“ i „np II“ odnoszą się do określonych rodzajów transakcji, przede wszystkim związanych z miejscem opodatkowania poza terytorium Polski albo z konkretnymi usługami ujmowanymi w informacjach podsumowujących. Nie są natomiast ogólną etykietą dla każdej czynności, która nie podlega VAT.

Potwierdza to również sposób ujęcia tych wartości w podsumowaniu faktury ustrukturyzowanej. Pola P_13_8 i P_13_9 odnoszą się do określonych kategorii transakcji, a nie do dowolnych opłat pozostających poza zakresem ustawy o VAT. Pole P_15 obejmuje natomiast kwotę należności ogółem wynikającą z faktury, ale nie zmienia charakteru danej pozycji i nie tworzy podstawy do ujmowania na fakturze rozliczeń, które fakturą dokumentowane być nie powinny.

Dlatego wykorzystanie „np I“ lub „np II“ do opłat pobieranych przez wspólnotę mieszkaniową na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną jest nieprawidłowe. Problem nie polega na braku odpowiedniego pola w systemie. Problem polega na tym, że taka opłata nie powinna być pozycją faktury sprzedaży.

Stanowisko Ministerstwa Finansów w FAQ KSeF ​

Analogiczny kierunek wynika z odpowiedzi Ministerstwa Finansów opublikowanych w ramach FAQ KSeF 2.0. Ministerstwo wskazuje, że czynności niepodlegające ustawie o VAT nie powinny być prezentowane na fakturze jako pozycje z oznaczeniem „np I“ albo „np II“.

Mogą one zostać ewentualnie ujęte jako informacja dodatkowa w węźle „Rozliczenie“, ale tylko przy założeniu, że faktura zawiera również pozycje podlegające ustawie o VAT, a czynności niepodlegające stanowią jedynie dodatkowy element rozliczenia.

To bardzo ważne rozróżnienie. Informacja dodatkowa na fakturze nie jest tym samym, co pozycja sprzedażowa faktury. Nie można więc uznać, że każda opłata niepodlegająca VAT może zostać wpisana jako osobna pozycja faktury z oznaczeniem „np“.

Właściwy dokument: nota księgowa ​

W Dom 5 właściwym dokumentem dla opłat dotyczących kosztów zarządu i utrzymania nieruchomości wspólnej jest nota księgowa. Faktura powinna być wystawiana wyłącznie dla tych składników, które rzeczywiście stanowią sprzedaż dokumentowaną fakturą na gruncie ustawy o VAT.

To podejście porządkuje rozliczenia i ogranicza ryzyko błędów. System nie powinien być narzędziem, które pozwala „jakoś wystawić dokument“. Powinien wspierać użytkownika w wystawieniu dokumentu poprawnego.

Dom 5 pomaga rozdzielić opłaty od sprzedaży ​

W Dom 5 składniki opłat można uporządkować tak, aby system generował dokumenty zgodnie z charakterem rozliczanego składnika. Dla składników dotyczących opłat na pokrycie kosztów nieruchomości wspólnej należy wybrać rodzaj przychodu „opłata“, natomiast dla składników stanowiących sprzedaż rodzaj przychodu to „sprzedaż“.

W efekcie naliczenie może wygenerować dwa odrębne dokumenty:

• notę księgową dla składników będących opłatami,
• fakturę dla składników będących sprzedażą.

Dzięki temu użytkownik nie musi ręcznie „ratować“ dokumentu opisami albo dodatkowymi oznaczeniami. System prowadzi go właściwą ścieżką.

Siła systemu to nie tylko funkcje, ale też merytoryka ​

W Domidia od lat rozwijamy system Dom 5 nie tylko jako narzędzie informatyczne, ale jako rozwiązanie wspierające poprawne prowadzenie księgowości wspólnot mieszkaniowych. Dlatego tam, gdzie pojawia się ryzyko błędnej kwalifikacji, nie traktujemy tematu wyłącznie technicznie.

Jeżeli jakaś czynność jest możliwa do wykonania w innym systemie, nie oznacza to jeszcze, że takie działanie jest merytorycznie poprawne. Naszym celem jest dostarczanie rozwiązań, które pomagają pracować zgodnie z przepisami, logiką księgową i aktualnymi wymaganiami dotyczącymi dokumentowania rozliczeń.

Właśnie w takich sytuacjach widać różnicę między systemem, który jedynie pozwala wystawić dokument, a systemem, który pomaga wystawić dokument właściwy.

Podstawy prawne i merytoryczne ​

Stanowisko opisane w artykule opiera się w szczególności na:

• ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, w szczególności art. 5 ust. 1, art. 100 ust. 1 pkt 4 (do którego odwołuje się struktura FA(3) przy oznaczeniu „np II“) oraz art. 106b,
• interpretacji ogólnej Ministra Finansów z 21 czerwca 2011 r., nr PT8/033/IO1/AEW/11/PT-571, dotyczącej rozliczeń VAT przez wspólnoty mieszkaniowe,
• dokumentacji struktury logicznej faktury ustrukturyzowanej FA(3), w szczególności pól P_12, P_13_8, P_13_9 oraz P_15,
• odpowiedziach Ministerstwa Finansów opublikowanych w ramach FAQ KSeF 2.0 dotyczących stosowania oznaczeń „np I“ i „np II“ oraz prezentowania czynności niepodlegających ustawie o VAT.

Podsumowanie ​

Opłaty właścicieli lokali na pokrycie kosztów zarządu i utrzymania nieruchomości wspólnej nie powinny być automatycznie ujmowane na fakturze sprzedaży jako pozycje „np“. W wielu przypadkach właściwym dokumentem będzie nota księgowa, a faktura powinna dotyczyć wyłącznie tych składników, które rzeczywiście stanowią sprzedaż.

Dom 5 wspiera takie rozróżnienie i pomaga ograniczać ryzyko popełnienia błędów, ponieważ dobry system nie tylko wykonuje polecenia użytkownika. Dobry system pomaga użytkownikowi podejmować prawidłowe decyzje.